by Anto | Suradiyanto - Mon 06:39:50 May 13 2019

Knowledge dewasa ini semakin berkembang menjadi salah satu bagian penting dari strategi baru yang digadang-gadang mampu menguatkan daya saing perusahaan. Banyak perusahaan sejalan dengan ungkapan knowledge is power, siapa yang dapat mengelola dan memaksimalkan knowledge dengan baik, maka ia akan mendapatkan value added dan bahkan assets yang tak ternilai dalam pengembangan perusahaan.

picture

Paradigma baru dalam mengelola knowledge adalah dengan menyiapkan infrastruktur yang memungkinkan knowledge dapat di-share antar stakeholder dalam perusahaan dengan mudah. Berbagai teknik dan teknologi dilibatkan dalam pengelolaan knowledge management untuk meningkatkan kualitas knowledge yang akan di-share. Karena inti dari knowledge management adalah the sharing of knowledge.

Mengenal dan memahami knowledge

Tidak ada definisi umum mengenai knowledge. Namun ada banyak pengertian-pengertian knowledge yang telah dirumuskan oleh para ahli. Sederhananya adalah knowledge merupakan pengetahuan yang berasal dari informasi yang telah diolah lebih lanjut. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah kumpulan dari data yang telah saling terhubungkan satu dengan yang lain berdasarkan suatu konteks tertentu.

Dua tipe knowledge

  1. Explicit. Menurut Wellman (2009) knowledge tipe ini terdapat pada media berupa dokumen sehingga mudah untuk diidentifikasikan, disimpan, dan diambil kembali ketika dibutuhkan. Pengertian ini ditambah oleh Brown & Duguid (1998) bahwa knowledge tipe ini biasanya berupa dokumen formal atau tertuang sebagai dokumen yang berisi pengetahuan mengenai sesuatu. Knowledge tipe ini berupa: database, memo, note, dokumen, dll.

  2. Tacit. Brown & Duguid menterjemahkan tacit sebagai pengetahuan “bagaimana melakukan sesuatu”, diperlukan intuisi untuk dapat mengidentifikasikan knowledge tipe ini. Karena tacit pada prinsipnya adalah knowledge yang didasarkan pada pengalaman, dan biasanya melekat pada person yang memiliki pengalaman tersebut. Knowledge ini tersimpan diisi kepala masing-masing pekerja/stakeholder SDM yang memiliki pengalaman dalam menjalankan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan pertumbuhan perusahaan. Tacit dapat berupa budaya kerja, tata nilai, perilaku, karakter, keahlian, kemampuan, dan tenaga ahli.

Knowledge Management

picture

Knowledge management diartikan sebagai proses mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge dan membagikannya dalam lingkup perusahaan. Knowledge management memiliki tujuan untuk memanfaatkan dan mengoptimalkan aset yang berbasis knowledge sehingga memiliki nilai tambah (value added) bagi perusahaan.

Knowledge management memulai prosesnya dengan identifikasi knowledge, kemudian menangkap, mendistribusikan, dan mengelola knowledge yang krusial terhadap pertumbuhan perusahaan. Knowledge management bertujuan untuk menggerakkan perusahaan semakin produktif dalam menghasilkan knowledge-knowledge baru dan diharapkan mampu menopang perusahaan mendapatkan hasil optimal - jauh lebih besar dari yang telah direncanakan - atas eksistensi knowledge management. Melalui knowledge management perusahaan mendapatkan knowledge yang tepat, tempat yang tepat, dan pada saat serta format yang tepat.

Teknologi sebagai salah satu pilar knowledge management

Knowledge management memiliki 4 pilar utama sebagai penopang keberlangsungan kowledge management system. Empat pilar tersebut adalah: a) manajemen dan perusahaan, b). Infrastruktur, c). budaya perusahaan dan pekerja, d) content management systems.

Pada artikel kali ini hanya akan berfokus pada poin b dari 4 pilar tersebut, yaitu penyiapan infrastruktur. Menyusul adanya sharing dari beberapa kolega yang bertukar pengalaman khusus mengenai bagaimana mereka menghilangkan/meminimalisasi kendala-kendala sebelum pada akhirnya sukses mengimplementasikan knowledge management system di perusahaannya. Dan menurut mereka, melalui pendekatan teknologilah, mereka berhasil mengurangi jika tidak bisa disebut menghilangkan, kendala-kendala yang dihadapi dengan lebih cepat.

Peran teknologi dalam menghadapi kendala-kendala knowledge management

  1. Kebocoran knowledge: Sesaat setelah suatu project selesai dibuat, dan proses pembentukan knowledge dimulai, maka saat itu juga proses kebocoran knowledge dimulai. Penyebabnya bisa jadi karena perubahan anggota tim, tim keluar sebelum project selesai, penggalian lesson learned dilakukan beberapa hari setelah project selesai, dll. Melalui teknologi, mereka membuat format penulisan knowledge secara online sehingga anggota tim dapat berkolaborasi, menambah atau mengurangi lesson learned yang didapatkan. Mereka juga secara sistematis membuat notifikasi, jadwal, juga invitation untuk melakukan meeting untuk merumuskan knowledge atas project yang baru saja selesai dikerjakan.

  2. Hati-hati! Menangkap knowledge bisa jadi berarti mematikan knowledge. Dalam knowledge management, seringkali proses lesson learned dirasa cukup dan diakhiri dengan proses “menangkap dan menyimpan knowledge.” Knowledge yang disimpan seolah “dimatikan” karena berbagai sebab, salah satunya adalah karena tidak terhubungkan. Teknologi digunakan untuk me-rehumanise knowledge yang ditangkap tersebut dengan memperkaya informasi, menambahkan link kepada sumber informasi, anggota tim, dan expert yang terlibat dalam proyek tersebut. Teknologi memberikan rekomendasi, petunjuk, engagement, sehingga karyawan seolah dapat merasakan keterlibatan dalam proyek dan memudahkannya ketika mengimplementasikan knowledge yang didapatkan ke proyek-proyek yang ditanganinya.

  3. Tidak menyembunyikan bukan berarti sharing. Knowledge yang disimpan jika sulit ditemukan maka knowledge dianggap mati, tidak akan memberikan manfaat maksimal seperti yang dijanjikan. Teknologi mampu memberikan sistem yang ramah terhadap keyword yang dimasukan karyawan ketika mencari apapun yang berhubungan dengan knowledge. Sistem dapat didesain sedemikian rupa mampu menganalisa keyword yang dimasukkan, kemudian memberikan “rekomendasi-rekomendasi” sehingga menimbulkan curiosity karyawan untuk terus menelusuri.

picture

Jadi menurut kami knowledge managenent system itu harus bisa memudahkan kita dalam menampung, mengambil, dan mencari kembali informasi serta mencatat setiap perubahan dan revisi yang terjadi di dalamnya.

Kesimpulan

Pengelolaan knowledge management yang baik selalu didesain untuk dapat menggerakkan dan mempromosikan continuous learning terhadap penciptaan knowledge baru sehingga dapat diimplementasikan dan digunakan kapanpun diperlukan. Menyimpan knowledge bisa jadi berarti menyembunyikan knowledge jika teknologi yang dimiliki tidak ramah terhadap keyword pengguna, sehingga sulit ditemukan.

Teknologi bukan hanya berfungsi sebagai jembatan penghubung antara knowledge dengan penggunanya, namun dengan pemilihan dan desain yang tepat, teknologi dapat juga berperan sebagai pemecah masalah waktu dan tempat, serta sebagai penyedia solusi pintar untuk meminimalisasikan kendala-kendala dalam implementasi knowledge management system pada perusahaan.

Knowledge dewasa ini semakin berkembang menjadi salah satu bagian penting dari strategi baru yang digadang-gadang mampu menguatkan daya saing perusahaan. Banyak perusahaan sejalan dengan ungkapan knowledge is power, siapa yang dapat mengelola dan memaksimalkan knowledge dengan baik, maka ia akan mendapatkan value added dan bahkan assets yang tak ternilai dalam pengembangan perusahaan.

picture

Paradigma baru dalam mengelola knowledge adalah dengan menyiapkan infrastruktur yang memungkinkan knowledge dapat di-share antar stakeholder dalam perusahaan dengan mudah. Berbagai teknik dan teknologi dilibatkan dalam pengelolaan knowledge management untuk meningkatkan kualitas knowledge yang akan di-share. Karena inti dari knowledge management adalah the sharing of knowledge.

Mengenal dan memahami knowledge

Tidak ada definisi umum mengenai knowledge. Namun ada banyak pengertian-pengertian knowledge yang telah dirumuskan oleh para ahli. Sederhananya adalah knowledge merupakan pengetahuan yang berasal dari informasi yang telah diolah lebih lanjut. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah kumpulan dari data yang telah saling terhubungkan satu dengan yang lain berdasarkan suatu konteks tertentu.

Dua tipe knowledge

  1. Explicit. Menurut Wellman (2009) knowledge tipe ini terdapat pada media berupa dokumen sehingga mudah untuk diidentifikasikan, disimpan, dan diambil kembali ketika dibutuhkan. Pengertian ini ditambah oleh Brown & Duguid (1998) bahwa knowledge tipe ini biasanya berupa dokumen formal atau tertuang sebagai dokumen yang berisi pengetahuan mengenai sesuatu. Knowledge tipe ini berupa: database, memo, note, dokumen, dll.

  2. Tacit. Brown & Duguid menterjemahkan tacit sebagai pengetahuan “bagaimana melakukan sesuatu”, diperlukan intuisi untuk dapat mengidentifikasikan knowledge tipe ini. Karena tacit pada prinsipnya adalah knowledge yang didasarkan pada pengalaman, dan biasanya melekat pada person yang memiliki pengalaman tersebut. Knowledge ini tersimpan diisi kepala masing-masing pekerja/stakeholder SDM yang memiliki pengalaman dalam menjalankan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan pertumbuhan perusahaan. Tacit dapat berupa budaya kerja, tata nilai, perilaku, karakter, keahlian, kemampuan, dan tenaga ahli.

Knowledge Management

picture

Knowledge management diartikan sebagai proses mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge dan membagikannya dalam lingkup perusahaan. Knowledge management memiliki tujuan untuk memanfaatkan dan mengoptimalkan aset yang berbasis knowledge sehingga memiliki nilai tambah (value added) bagi perusahaan.

Knowledge management memulai prosesnya dengan identifikasi knowledge, kemudian menangkap, mendistribusikan, dan mengelola knowledge yang krusial terhadap pertumbuhan perusahaan. Knowledge management bertujuan untuk menggerakkan perusahaan semakin produktif dalam menghasilkan knowledge-knowledge baru dan diharapkan mampu menopang perusahaan mendapatkan hasil optimal - jauh lebih besar dari yang telah direncanakan - atas eksistensi knowledge management. Melalui knowledge management perusahaan mendapatkan knowledge yang tepat, tempat yang tepat, dan pada saat serta format yang tepat.

Teknologi sebagai salah satu pilar knowledge management

Knowledge management memiliki 4 pilar utama sebagai penopang keberlangsungan kowledge management system. Empat pilar tersebut adalah: a) manajemen dan perusahaan, b). Infrastruktur, c). budaya perusahaan dan pekerja, d) content management systems.

Pada artikel kali ini hanya akan berfokus pada poin b dari 4 pilar tersebut, yaitu penyiapan infrastruktur. Menyusul adanya sharing dari beberapa kolega yang bertukar pengalaman khusus mengenai bagaimana mereka menghilangkan/meminimalisasi kendala-kendala sebelum pada akhirnya sukses mengimplementasikan knowledge management system di perusahaannya. Dan menurut mereka, melalui pendekatan teknologilah, mereka berhasil mengurangi jika tidak bisa disebut menghilangkan, kendala-kendala yang dihadapi dengan lebih cepat.

Peran teknologi dalam menghadapi kendala-kendala knowledge management

  1. Kebocoran knowledge: Sesaat setelah suatu project selesai dibuat, dan proses pembentukan knowledge dimulai, maka saat itu juga proses kebocoran knowledge dimulai. Penyebabnya bisa jadi karena perubahan anggota tim, tim keluar sebelum project selesai, penggalian lesson learned dilakukan beberapa hari setelah project selesai, dll. Melalui teknologi, mereka membuat format penulisan knowledge secara online sehingga anggota tim dapat berkolaborasi, menambah atau mengurangi lesson learned yang didapatkan. Mereka juga secara sistematis membuat notifikasi, jadwal, juga invitation untuk melakukan meeting untuk merumuskan knowledge atas project yang baru saja selesai dikerjakan.

  2. Hati-hati! Menangkap knowledge bisa jadi berarti mematikan knowledge. Dalam knowledge management, seringkali proses lesson learned dirasa cukup dan diakhiri dengan proses “menangkap dan menyimpan knowledge.” Knowledge yang disimpan seolah “dimatikan” karena berbagai sebab, salah satunya adalah karena tidak terhubungkan. Teknologi digunakan untuk me-rehumanise knowledge yang ditangkap tersebut dengan memperkaya informasi, menambahkan link kepada sumber informasi, anggota tim, dan expert yang terlibat dalam proyek tersebut. Teknologi memberikan rekomendasi, petunjuk, engagement, sehingga karyawan seolah dapat merasakan keterlibatan dalam proyek dan memudahkannya ketika mengimplementasikan knowledge yang didapatkan ke proyek-proyek yang ditanganinya.

  3. Tidak menyembunyikan bukan berarti sharing. Knowledge yang disimpan jika sulit ditemukan maka knowledge dianggap mati, tidak akan memberikan manfaat maksimal seperti yang dijanjikan. Teknologi mampu memberikan sistem yang ramah terhadap keyword yang dimasukan karyawan ketika mencari apapun yang berhubungan dengan knowledge. Sistem dapat didesain sedemikian rupa mampu menganalisa keyword yang dimasukkan, kemudian memberikan “rekomendasi-rekomendasi” sehingga menimbulkan curiosity karyawan untuk terus menelusuri.

picture

Jadi menurut kami knowledge managenent system itu harus bisa memudahkan kita dalam menampung, mengambil, dan mencari kembali informasi serta mencatat setiap perubahan dan revisi yang terjadi di dalamnya.

Kesimpulan

Pengelolaan knowledge management yang baik selalu didesain untuk dapat menggerakkan dan mempromosikan continuous learning terhadap penciptaan knowledge baru sehingga dapat diimplementasikan dan digunakan kapanpun diperlukan. Menyimpan knowledge bisa jadi berarti menyembunyikan knowledge jika teknologi yang dimiliki tidak ramah terhadap keyword pengguna, sehingga sulit ditemukan.

Teknologi bukan hanya berfungsi sebagai jembatan penghubung antara knowledge dengan penggunanya, namun dengan pemilihan dan desain yang tepat, teknologi dapat juga berperan sebagai pemecah masalah waktu dan tempat, serta sebagai penyedia solusi pintar untuk meminimalisasikan kendala-kendala dalam implementasi knowledge management system pada perusahaan.